В современных условиях ведения бизнеса для каждой компании один из ключевых вопросов, которые важно решить – это автоматизация процесса закупок. Несмотря на то, что каждая компания уникальна, что проявляется во многих аспектах деятельности: выпускаемой продукции или услугах, структуре, сотрудниках и т.д. Конечный результат деятельности заключается в количестве прибыли. Повышение эффективности закупочной деятельности способно значительно увеличить прибыль. Чтобы решить проблемы в развитии и деятельности компании, которые много в чем связаны с необходимостью обработки огромного количества информации, необходима автоматизация управления закупками.

Для чего нужно внедрять систему автоматизации закупками на предприятии

SRM система управления взаимоотношениями с поставщиками основана на внедрении информационных технологий. Она разработана с учетом современных управленческих концепций. Это позволит выйти на новый уровень в управлении процессом закупок, работе с поставщиками. Такой современный подход необходим, прежде всего, чтобы оставаться конкурентоспособным в условиях современного динамично развивающегося рынка. А система управления закупками как раз и является тем мощным инструментом, способным много в чем определять закупочную политику предприятия. С её помощью можно внедрять современные инструменты при обслуживании клиентов. Повышается эффективность работы менеджеров по закупкам.

Система SRM сэкономит рабочее время сотрудников, которое можно использовать для освоения новых направлений в работе. Анализировать процессы, которые происходят в компании, оптимизировать и осуществить описание этих процессов. Оформить проектную документацию. Наладить автоматизацию некоторых направлений работы предприятия, оптимизировать и наладить правильно процесс закупок и поставок товаров и сырья.

Что такое автоматизация процесса закупок

Автоматизация процесса закупок подразумевает собой оптимизацию закупочной деятельности, повышения эффективности сотрудничества между компанией и поставщиками, используя при этом специальную программу. Это позволяет владельцу или руководителю компании правильно и вовремя анализировать систему продаж, планировать деятельность по закупкам, контролировать выполнение плана и соблюдать технологию продаж.

Очень важно перед тем, как внедрять автоматизированную систему закупок, точно знать, что программа полностью соответствует учету, который организован на предприятии. Чтобы повысить эффективность логистического и информационного направлений в деятельности предприятия, нужно оптимизировать процессы закупочной деятельности. А для этого нужно организовать постоянное продвижение информации, особенно своевременное получение. Можно утверждать, что для правильного налаживания процесса закупочной деятельности на предприятии, необходимо своевременное информационное обеспечение в виде отчетности. С этой задачей лучше всего справляется автоматизированная система закупок.

Перед системой закупок стоят очень важные задачи, с которыми сложно справиться работникам, учитывая человеческий фактор. Автоматизированная система закупок формализует процесс, с момента заявки на закупку и до поставки товара на склад компании. Практически исключается возможность ошибки, чего нельзя сказать о менеджерах, особенно низкоквалифицированных. В конечном результате владелец или руководитель компании получает лучший результат, что сказывается на повышении прибыльности компании, экономии времени сотрудников и средств на закупку.

Одним из самых сложных видов деятельности в любой компании является описание внутренних и внешних процессов, их анализ. С этой задачей лучше всего справиться правильно настроенная автоматизированная система закупок, которая в форме отчетности предоставит полнейшую информацию. Таким образом, экономится время, а также достигается лучший результат, нежели этой работой занимались только сотрудники предприятия. Работа системы сочетает сразу несколько программ, которые еще до недавнего времени были альтернативными.

Автоматизированная система управления закупками используется для оптимизации процесса закупки товаров. При этом учитывается много факторов. Целью использования программы является формирование ассортимента товаров, которые хранятся на складах и поддержание оптимального его количестве, чтобы обеспечивать бесперебойную торговлю. При этом достигается возможность минимальных накладных расходов.

Такой результат возможен благодаря тому, что закупка товаров и сырья оптимизируется. Электронное управление закупками применяет лучшие готовые сценарии, куда входят самые лучшие практики, которые проверены на практике за много лет своего существования. Как правило, эти сценарии возможно корректировать, добавлять новые или удалять.

Что представляет собой автоматизированная система закупок

автоматизированная система

Те компании, где внедрена система управления поставщиками, больше не нуждаются в огромном количестве сотрудников в отделе закупок. Теперь со всей работой справиться даже один человек. Он сможет полноценно управлять всем ассортиментом даже из многих тысяч позиций.

Такой эффект достигается благодаря тому, осуществляется прогнозирование при помощи нескольких способов, среди которых выбирается самый оптимальный. Товары выбираются системой автоматически. Для отбора берется во внимание доходность, насколько стабильный спрос на тот или иной товар, есть ли заменители, что позволит обеспечивать процесс значительного уменьшения лишних товаров, которые не пользуются спросом. Автоматизация закупок позволит максимально точно рассчитать оптимальный страховой запас, учитывает при этом поправки на колебания спроса, сроки поставок товаров, на которые влияет транспортный фактор. При анализе берутся во внимание финансовые и складские ограничения, которые позволяют повысить оборот средств, увеличивают вероятность наличия товаров, пользующихся повышенным спросом, а в конечном итоге – увеличением прибыли.

Всю работу, которую выполняли сотрудники по осуществлению заказов и планирования срока заказов, выполняет система автоматически. При этом исключается человеческий фактор. Процесс осуществляется без ошибок и задержек, что в конечном итоге значительно влияет на результат, повышается количество прибыли, сокращаются расходы на заработную плату сотрудникам. Уже через короткое время система полностью окупает затраты на приобретение и установку.

Для чего предназначается

Главное предназначение системы автоматических закупок заключается в том, чтобы поддерживать на оптимальном уровне количество товаров, которые хранятся на складах. Благодаря детальным отчетам, руководство или владельцы компании получают возможность сократить запасы товаров на складах, что не влияет на наличие необходимого ассортимента. Место, которое освободилось, может быть использовано для хранения новых позиций, тем самым расширяется ассортимент. Прогнозирование осуществляется за счет нескольких способов, а в конечном итоге выбирается наиболее подходящий.

схема оптимизации

Среди многих поставщиков система автоматических закупок выбирает лучших. Внедрение такой системы гарантирует много преимуществ. Для руководителя главное – это улучшение качества рабочих процессов, быстрая окупаемость. Увеличивается оборот финансов, уменьшается количество запасов, которые хранятся на складах. Минимизируется риск ошибок и убытков, что связано с человеческим фактором. Уже через несколько недель работы системы результат будет ощутим.

Читать далее